De acordo com o artigo 50 do Decreto estadual nº 64.355, de 31 de julho de 2019, que instituiu o Programa SP Sem Papel, a autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil, instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, ou por outros meios lícitos que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
Além dos documentos assinados digitalmente dentro do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel (com certificação digital padrão ICP-Brasil ou por meio de login e senha), são considerados válidos, para todos os efeitos legais:
- Documentos produzidos em papel, digitalizados e capturados para o ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel;
- Documentos produzidos digitalmente, em software instalado no computador do agente público, assinados com certificação digital padrão ICP-Brasil e capturados para o ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel.
Entretanto, para garantir a autenticidade dos documentos externos, produzidos fora do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel, alguns cuidados devem ser observados:
- No ato da captura do documento digitalizado, o agente público deve informar, no campo “Tipo de Conferência” se o “representante digital” foi digitalizado a partir da apresentação do documento original ou de cópia autenticada por serviço notarial e de registro, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
- O produtor do documento nato-digital, assinado com certificação digital padrão ICP-Brasil, deve enviar para o destinatário o documento original. Somente em posse do documento original (arquivo PDF assinado digitalmente), o destinatário pode verificar a sua autenticidade por meio da validação de sua assinatura.