Documentos Digitais: Alteração no modelo do documento ofício

Prezado (a) usuário (a),

Com o objetivo de atender a Administração Pública do Estado de São Paulo, a Prodesp, junto com o Arquivo Público do Estado de São Paulo, disponibilizou, desde o dia 23/04/2021, algumas alterações para o modelo da série documental composta do Ofício (006.01.10.003 Ofício, carta, requerimento, moção ou voto, abaixo-assinado).

Ao selecionar este modelo, é apresentado o campo “Tipo de documento”, com as opções: Ofício, Carta, Requerimento, Moção ou voto, Abaixo-assinado. Com a nova configuração, ao selecionar o item “Ofício”, serão apresentados, para preenchimento, os campos: Número do Ofício; Assunto; Interessado; Número de Referência; Endereçamento com os campos: Vocativo; Órgão; Logradouro; Número; Complemento; Bairro; Município; UF; e CEP. Se preenchido, o endereçamento será manifestado no documento antes das informações de assinatura.

Os campos Assunto; Interessado; Número de Referência, mesmo se preenchidos, não serão apresentados no conteúdo do documento, e também não poderão ser usados como palavras-chave em pesquisa, na funcionalidade “Pesquisa Avançada”. Para os demais tipos de documentos (carta, requerimento, moção ou voto, abaixo-assinado), serão apresentados apenas os campos: Assunto; Interessado; e Número de Referência, que, ao serem preenchidos, serão, normalmente, apresentados no documento e, por consequência, podem ser utilizados como palavras-chave na “Pesquisa Avançada”. Esse modelo da série documental composta (Ofício, carta, requerimento, moção ou voto, abaixo-assinado) pode ser selecionado em “Criar Novo”.

Há, ainda, no serviço “Documentos Digitais”, um outro modelo “Ofício”, que pode ser visualizado tanto em “Criar Novo” quanto em “Incluir Documento”, e que possui o mesmo código de classificação do modelo da série documental composta. Esse modelo ainda possui modelagem genérica com os campos: Assunto; Interessado; e Número de Referência, que serão manifestados no documento quando preenchidos. Sua classificação e tempo de guarda permanecem inalterados. Dessa forma, o usuário poderá selecionar o tipo de Ofício que melhor atender à sua demanda.